Eine wirksame Digitalisierungsstrategie erarbeiten!

Case-Studie Internet-Serviceprovider

Wie erarbeite ich eine Digitalisierungsstrategie, die wirksam ist und sicher umgesetzt werden kann?

Unter Anwendung des Digital Excellence Navigator wurde ein nachhaltiges Projektportolio mit einem realistischen Vorgehen entwickelt und ein passendes Setup für die sichere Umsetzung geschaffen.

Wie in vielen Unternehmen hat auch dieser regional in Österreich tätige Internet Serviceprovider ein umfangreiches Portfolio an IT-Projekten in Umsetzung. Die sich verändernden Marktbedingungen erfordern eine permanente Weiterentwicklung wie auch die Modernisierung der IT-Landschaft. Als Teil eines größeren Konzerns waren entsprechende Vorgaben zu berücksichtigen und Synergien zu identifizieren. Die Überprüfung der laufenden Projekte hinsichtlich der Ausrichtung auf die Unternehmensstrategie und die Fokussierung auf die strategiewirksamen Vorhaben ist vor dem Hintergrund begrenzter Ressourcen und Budgets essentiell.

Herausforderungen

Das Unternehmen arbeitete kontinuierlich an der Optimierung der IT-Landschaft. Anforderungen zur Modernisierung der Applikationen, State-of-the-Art zu bleiben sowie verändernde Marktbedingungen sind fixe Prioritäten. So gab es zahlreiche Projekte unterschiedlicher Größe und Umsetzungsstand. Die Vorgaben des Gesamtkonzerns in Richtung der strategischen Prioritäten waren in der Projektplanung zu berücksichtigen.  war die Vorgabe,  Auftrag war es, eine Digitalisierungsstrategie für dieses Tochterunternehmen zu erarbeiten, die sich auch in die Strategie des Gesamtkonzerns einordnet. Es war daher das bestehende Projektportfolio zu überprüfen und neue Projektideen im Sinne der strategischen Ausrichtung des Gesamtkonzerns zu identifizieren.

Lösung und Umsetzung

Schritt 1: Scoping der Ziele und Akzeptanz im Kundenteam

Für die Entwicklung der Digitalisierungsstrategie ist das erprobte Format „Digital Strategy“ in Verbindung mit der „Digital Roadmap“ für die Umsetzungsplanung und dem „Digital Value“ für die kombinierte strategische und finanzielle Bewertung sehr gut geeignet und wird hier auch eingesetzt.

In einem halbtägigen Pilotworkshop, der hybrid (Teilnehmer zum Teil in Präsenz und online) wird anhand eines Fallbeispiels die „Digital Strategy“ durchgespielt und findet hohe Akzeptanz beim Kundenteam.

In der Projektplanung wird eine Projektstruktur aufgesetzt, die die Stakeholder aus den unterschiedlichen Bereichen berücksichtigt und damit die unterschiedlichen Interessen integriert.

Beim angewandten Vorgehensmodell ist sichergestellt, dass die Integration Unternehmens-, Digital- und IT-Strategie von Beginn an sichergestellt ist. Das bedeutet die passende Ausrichtung der Projekte!

In der Vorbereitungsphase wird in einer Umfrage unter den Führungskräften die derzeitige Sicht auf die strategischen Richtungen und die Erfüllung der operativen Zielsetzungen (Leistungsindikatoren) sowie die gewünschten Zielsetzungen erhoben. In Abstimmung mit der Geschäftsführung werden die Zielrichtungen und -werte festgelegt.

Nun folgt die inhaltliche Arbeit: Die wichtigen bestehenden Projekte werden erhoben und den Digital-Bausteine zugeordnet. In der Ideation werden neue Projektideen identifiziert. Hier werden zum Teil jene Ideen sichtbar, die schon lange in den Köpfen der MitarbeiterInnen schlummerten.

 

Schritt 2: Wirkung der Projekt auf die Unternehmensstrategie

Nach dieser Phase erfolgt ein erstes Alignment hinsichtlich der Wirkung der Projekte auf die Ziele.

Nun erfolgt der Check der Machbarkeit: Die Umsetzungskomplexität wird in einem Workflow-geführten Ablauf erhoben und man erhält im nächsten Schritt mit dem Strategiequadranten eine Visualisierung zur Priorisierung.

In den nächsten Schritten erfolgt die Abschätzung der notwendigen Projektbudgets im Sinne grober Richtgrößen, sofern es möglich war. Oft ist dazu ein kleines vorgeschaltetes Projekt zur Konzeption, Proof-of-Concept bzw. Minimum Viable Product notwendig.

Schritt 3: Finanzielle Nachhaltigkeit und Roadmap Planung

Damit ergibt sich die nächste Möglichkeit der Einschätzung der Projekte im „Digital Value“ im Sinne der strategischen Wirksamkeit und des finanziellen Nutzens. „Ausreißerprojekte“ mit hoher oder auch fraglicher Wirkung können unmittelbar entschieden und umgesetzt oder auch zurückgestellt werden.

Bei der folgenden zeitlichen Planung der Projekte sowie der Plateaus werden Abhängigkeiten und Ressourcenverfügbarkeit sichtbar und berücksichtigt. Hier werden in weiterer Folge einzelne Projekte zu Bundles kombiniert und Stoßrichtungen festgelegt, was die Kommunikation einfacher und leichter verständlich macht.

Ergebniss: Klarheit über digitale Stoßrichtungen und Projektportfolio

Ergebnis ist damit die Gesamtübersicht der Projekte mit deren strategischer und finanzieller Wirkung, die zeitliche, inhaltliche und kapazitive Planung und damit die Grundlage für eine gute Entscheidung. Die Verwendung der Digital-Bausteine hilft bei der Findung der Lösungsideen und sichert das gemeinsame Verständnis zu den Inhalten. Die Einbindung der Stakeholder sichert die Akzeptanz und Identifikation mit dem Vorhaben. Das erprobte Format mit der Workflowunterstützung und den Visualisierung sichert den effizienten Ablauf. 

Nutzen für den Kunden

– Gesamtbild des Projektportfolios – laufende Projekte und neue Projektideen – sowie die strategische Wirkung ist transparent.
– Strategische Stoßrichtungen sind identifiziert. 
– Akzeptanz und das Commitment für die weitere Umsetzung ist gesichert ist, weil die Erarbeitung mit einem Team aus den unterschiedlichen Bereichen erfolgt. 

– MitarbeiterInnen können die eigenen Ideen einbringen und identifizieren sich mit den Ergebnissen.

– Die strategische Wirkung und der Return-on-Investment ist auf einem Blick im Digital Value erkennbar und hilft bei der Projektentscheidung.

– Realistische Sicht auf die Umsetzung, da Erfahrung und Ressourcensituation bei der Projektplanung und -abschätzung einfließen.

 

 

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